看成功人士如何整理电脑档案

     

看成功人士如何整理电脑档案

寻找电脑档案的时间,单纯是浪费时间。如果对电脑的管理太过轻忽,不但会遗失重要档案,还会重複无谓的工作,不断的加班。因此,请大家用心思考要用怎幺样的方法,才能有效管理电脑的档案。

最常见的做法是,先让电脑的记忆体腾出空间(例如把原先的资料转存到别的硬碟或是烧成光碟),接纳新的文件、资料,就可以轻鬆找到所需的档案,而这些新的文件、资料,你得这样整理:

1.为必须暂时保管的档案,新增一个“暂置资料夹”

这是让电脑桌面不会全是小图示的方法之一。如果你有必须暂时保管的档案文件时,就将该档案移至新增的“暂置资料夹”。

然后,定出一个清理的期限。例如,每过3个月,暂置资料夹里的文件、档案,就自动移到垃圾桶里,这样使用暂置资料夹才会有效率。

2.2个以上的档案,就新增1个资料夹

利用资料夹来归纳并整理“2个以上”的档案。不这幺做的话,档案会无限增加,寻找档案的速度越来越慢。

接着,就把WORD、EXCEL等档案,放进适合的新增资料夹里。

3.档案数量超过7个,就再分出1个资料夹

有一个经验法则,叫做“神奇的数字7”(MagicNumber7)。简单来说,就是“脑袋无法好好整理超过7个以上的资讯”,所以我们就根据这个法则,只要档案超过7个,就在下一层新增1个资料夹。

不过,可不要愚蠢到“1个档案就设1个资料夹”,这样只会增加寻找档案的时间,千万别这幺做。

看成功人士如何整理电脑档案

4.资料夹分层,以3层为限

资料夹要分层管理。原则上以3层为限。

例如,第1层是企画书、估价单、参考资料(文件的种类)。第2层是A公司、B公司、C公司(公司名称)。第3层是1月分、2月分、3月分(日期)。

总之,重点就是把资料夹分成3层。至于每一层的新增方式,可以根据自己的工作内容来决定。

5.命名非常重要

有些人觉得电脑里的档案、资料夹只有自己会使用,命名时就随随便便。但是,你至少要取一个让同仁容易寻找、容易理解的名字。

命名时要掌握一个诀窍,就是使用什幺样的用语,能够成为搜寻时的提醒或暗示。一般来说,我们第一个会想到的,就是製作的时间或负责该项工作的人。

另外,我们还可以根据顾客、业务主题、工作内容、文件形态来命名。如果资料夹里有2个以上的档案,这些档案的名称最好都有共同的关键字。例如,假设有2个档案:

A:201310山田企业商品A估价单

B:201311山田企业商品B估价单

资料夹的名称,第1层就是“山田企业”,第2层是“估价单”,如果要清楚哪一个是最新版本的资料,再加入“修正”、“最新”等文字,就更容易分辨出来。

如果该资料夹不但重要,使用频率也很高,不妨给它一个耸动的名称,吸引自己注意。